如何加強(qiáng)項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目管理文檔的管理

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

所謂項(xiàng)目計(jì)劃不是指項(xiàng)目進(jìn)度表，也不是工作安排。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施過(guò)程中所有項(xiàng)目管理文檔的匯總。許多人使用“項(xiàng)目計(jì)劃”這個(gè)詞來(lái)指項(xiàng)目進(jìn)度表（或者工作安排）。可實(shí)際上，項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施過(guò)程中所有項(xiàng)目管理檔案的匯總。事實(shí)上，等到多年之后當(dāng)你可以親眼所見那一大捆實(shí)際存在的可交付項(xiàng)目管理檔案硬拷貝（文檔內(nèi)容屬于意識(shí)范疇，如果印刷與物理媒體上則為硬拷貝）時(shí)，你才會(huì)對(duì)它有更深刻的體會(huì)。在今天，隨著你的所有文檔資料都開始在線存儲(chǔ)，并且其中很多資料可能永遠(yuǎn)也不會(huì)打印出來(lái)，這個(gè)詞匯的意義已經(jīng)不那么明確了。或許，這個(gè)詞可以指籠括了所有這些文檔的在線文件夾吧。

具體說(shuō)來(lái)，項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)該包括：

項(xiàng)目章程（Project Charter）（項(xiàng)目范圍陳述）。此文件描述項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、估計(jì)成本、估計(jì)周期、交付物、風(fēng)險(xiǎn)、假設(shè)（項(xiàng)目成功可能需要某種外部環(huán)境或者某些事件發(fā)生才行，或者應(yīng)該發(fā)生，以增加您成功的幾率）、項(xiàng)目組織，等等。

項(xiàng)目管理程序（Project Management Procedures）。該文檔包括管理時(shí)間表、事件、范圍變動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量等的詳細(xì)步驟。根據(jù)需要定制這些個(gè)性化的程序，并應(yīng)該把它們作為組織級(jí)（組織級(jí)是指適用于整個(gè)組織內(nèi)部的，如一個(gè)企業(yè)）的指導(dǎo)方針。

角色和責(zé)任（Roles and responsibilities）。項(xiàng)目牽涉的每個(gè)利益相關(guān)人員都應(yīng)該明確他們的角色和責(zé)任。這些人員包括項(xiàng)目經(jīng)理、發(fā)起人、指導(dǎo)委員會(huì)、項(xiàng)目小組成員、控制委員會(huì)，等等。同樣，這些也應(yīng)該根據(jù)你的具體項(xiàng)目在組織級(jí)別上創(chuàng)建和定制。

進(jìn)度計(jì)劃（Schedule）和工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，Work Breakdown Structure）。進(jìn)度計(jì)劃是實(shí)實(shí)在在的項(xiàng)目管理交付資料。如果你還建立了正式的WBS來(lái)輔助創(chuàng)建進(jìn)度計(jì)劃，那么你也應(yīng)該把WBS存進(jìn)項(xiàng)目計(jì)劃之中。

職員管理計(jì)劃（Staffing Management Plan）。這個(gè)計(jì)劃表用來(lái)描述你項(xiàng)目所需的人事資源、技能要求、人事資源的來(lái)源等。

溝通計(jì)劃（Communications Plan）。該文件列舉所有利益相關(guān)人員、他們的溝通需求、信息發(fā)布方式，以及如何管理他們的期望，等等。你也可以同時(shí)擁有一份利益群體分析計(jì)劃（Stakeholder Analysis Plan），這和溝通計(jì)劃類似，但所涉范圍稍廣。

風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃（Risk Management Plan）。這個(gè)計(jì)劃用來(lái)描述項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、如何為風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)、如何應(yīng)付所有的主要風(fēng)險(xiǎn)和意外事故、風(fēng)險(xiǎn)管理工具、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理專家，等等。

項(xiàng)目平衡記分卡（Project Balanced Scorecard）。該文件是描述你所采取的各種方法措施，驗(yàn)證項(xiàng)目成功與否。它包括項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)、表征成功的各種度量（metric）、各個(gè)度量的目標(biāo)、如何收集這些度量、如何報(bào)告這些度量，等等。

項(xiàng)目審批文件（Project approvals）。各項(xiàng)審批可以和各個(gè)文檔對(duì)應(yīng)存放，也可把所有審批資料集中存放。

此外還有其它項(xiàng)目管理文件要包括到項(xiàng)目計(jì)劃中來(lái)，但以上是可能要用到的主要文件資料。比起把這些文檔零零散散地到處亂扔，把它們放在一處要明智多了。如果你打算這樣做，現(xiàn)在就可以給整組文檔資料起個(gè)名字了——項(xiàng)目計(jì)劃！(zdnet)