醫(yī)院檔案管理制度

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醫(yī)院檔案管理制度提要：部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦

文章來源自酒店管理軟件

　　醫(yī)院檔案管理制度

　　為全面反映醫(yī)院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化，制定本制度。

　　1、適用范圍

　　本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。

　　3、職責部門

　　3.1院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。

　　3.2部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。

　　3.3院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。

　　3.4部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　4、檔案收集、歸檔

　　4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。

　　4.2各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。

　　4.3一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。

　　4.4部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。

　　4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。

　　4.6醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

　　5、檔案立卷

　　5.1檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。

　　5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

　　5.3案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經辦www.fdcew.com部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。

　　5.4案卷類目名稱需根據5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。

　　5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。

　　5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。

　　5.7部門（科室）經辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

　　6、檔案目錄編制

　　6.1檔案文件編號原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2其中A1A2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫(yī)院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06—XZTZ—07。