有效管理與完成操作條款

操作條款是 ad-hoc 操作，需要持續(xù)不斷地進(jìn)行。通常情況，操作條款沒有可預(yù)先性。操作條款的實例包括為某些人提供細(xì)節(jié)信息，安排會議以及對一件工作進(jìn)行快速評估。

操作條款的管理有兩個常用的方法。對于比較重要的操作條款，最好的方法是將它以活躍成分添加到項目計劃中，為它分配資源并給定期限，然后管理這一活躍成分并且對它進(jìn)行追蹤。這是一個比較好的方法，因為它將活躍工作保持在隊列中，并且允許項目經(jīng)理查看操作條款執(zhí)行的進(jìn)度。

另一個流行的做法則是在單獨的操作條款日志中追蹤和管理操作條款。當(dāng)活動工作需要一兩個鐘頭時，單獨的操作條款日志才有意義。當(dāng)工作時間超過這個數(shù)目時，必須將操作條款添加到工作計劃中。操作條款具有時間敏感性。當(dāng)一個操作條款在合理的時間框架內(nèi)完成后，它將被關(guān)閉并清除。

操作條款有時候與事務(wù)錯誤地攪和在一起。事務(wù)是這樣一種問題：如果它在項目中沒有被解決，則會對項目產(chǎn)生有害的影響。而操作條款只是一些簡單的需要重復(fù)運行的工作。

如果將操作條款添加到計劃，則應(yīng)該像管理計劃活動一樣追蹤它們。如果將比較小的操作條款記錄到操作條款日志，需要使用下面的過程管理它們：

1 項目經(jīng)理登錄進(jìn)入操作條款日志。在這里記錄了操作條款的存在性并確保它引起注意并被執(zhí)行。

2 項目經(jīng)理將操作條款分配給團隊成員，團隊的成員則對操作條款負(fù)責(zé)，然后采取必要的步驟完成任務(wù)。項目管理者也會被分派任務(wù)。

3 每一個操作條款完成的日期都應(yīng)被記錄到日志中，并且估計其需要的開銷。

4 如果完成操作條款包含比預(yù)期更多的工作，則應(yīng)引起項目經(jīng)理的注意，并將它們都添加到計劃中。

5 對操作條款日志每周做一次檢查，保證每個操作條款如實完成。因為操作條款日志中的操作條款都只需要花一兩個鐘頭，則需要確保它被迅速完成。