如何提高管理信息系統(tǒng)的成功率

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如何提高管理信息系統(tǒng)的實(shí)施成功率，是擺在管理軟件業(yè)和企業(yè)面前的一大難題。企業(yè)在導(dǎo)入管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該注意什么問題呢？當(dāng)然，我們會(huì)總結(jié)出很多內(nèi)容來回答這個(gè)問題，但正確地把握一些原則性的概念無疑是首要的。

信息化的難題

無論從國(guó)外舶來的深圳OA、SCM、CRM、DPR，還是具有國(guó)內(nèi)特色的“進(jìn)銷存”，這些運(yùn)用于企業(yè)管理環(huán)節(jié)的軟件系統(tǒng)，在提高企業(yè)管理水平和整體競(jìng)爭(zhēng)能力等方面無疑起著非常重要的作用。但是我們也經(jīng)常會(huì)聽到企業(yè)抱怨：在實(shí)施了管理軟件之后，并未實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商描繪的、或者自己憧憬的美好前景，感覺花的錢和精力不值；甚至還有的企業(yè)最后放棄了信息系統(tǒng)，而重新倒退到手工管理。這種狀況在一定程度上影響了準(zhǔn)備在信息管理方面進(jìn)行投入的企業(yè)的積極性，直接拖延了國(guó)內(nèi)企業(yè)管理水平的提升，間接上也制約了國(guó)內(nèi)管理軟件行業(yè)的快速發(fā)展。

如何提高管理信息系統(tǒng)的實(shí)施成功率，是擺在管理軟件業(yè)和企業(yè)面前的一大難題。企業(yè)在導(dǎo)入管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該注意什么問題呢？當(dāng)然，我們會(huì)總結(jié)出很多內(nèi)容來回答這個(gè)問題，但正確地把握一些原則性的概念無疑是首先要做的。

管理要素的匹配

管理軟件真的像某些軟件商描繪的那樣無所不能？還是像有的企業(yè)所說的是可有可無？管理軟件最終是運(yùn)用于企業(yè)管理過程的，所以要想搞清這個(gè)問題，正確認(rèn)識(shí)管理軟件在企業(yè)管理活動(dòng)中的地位是非常重要的。

企業(yè)的管理過程，通俗一點(diǎn)說，可以看作是管理者確定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃，制訂管理制度，組織員工進(jìn)行經(jīng)營(yíng)，然后通過一定的管理技術(shù)來輔助、監(jiān)督業(yè)務(wù)的執(zhí)行，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。我們不難看出，管理技術(shù)是一種工具，它要能夠被管理者所利用，管理者、管理制度、管理技術(shù)這些管理要素之間必須要匹配，才能有一個(gè)和諧的管理體系。廣義的管理信息系統(tǒng)作為信息時(shí)代的管理技術(shù)，它的能力要通過其它管理要素而體現(xiàn)，為它們所制約；反過來，其它管理要素的內(nèi)容，以及管理者的管理思維方式、管理制度的制訂，也要考慮管理技術(shù)的特性，這也是為什么企業(yè)在實(shí)施信息系統(tǒng)時(shí)要做管理制度調(diào)整的原因。三者之間任何形式的不均衡，都會(huì)造成管理的不和諧，就像是三條腿的椅子，無論折了哪一條腿，椅子都有可能要倒掉。

企業(yè)誤區(qū)何在？

企業(yè)在這方面的片面認(rèn)識(shí)有很多表現(xiàn)，比較常見的有兩種。一種觀點(diǎn)認(rèn)為，軟件就是軟件，它要適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)狀，只要軟件功能符合我的需求，項(xiàng)目就能夠成功，我不需要做管理制度調(diào)整，這種想法可以說是幼稚的。企業(yè)即使只是使用軟件進(jìn)行事后的數(shù)據(jù)處理，也要建立信息標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，如果你的業(yè)務(wù)單據(jù)填寫不規(guī)范，就會(huì)影響軟件的應(yīng)用效果。

另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，企業(yè)必須首先具備良好的管理基礎(chǔ)，信息系統(tǒng)才能發(fā)揮作用，但是，有的企業(yè)各種規(guī)章制度健全，也請(qǐng)了大學(xué)的教授做顧問，也有MBA之類的職業(yè)經(jīng)理，但最后一樣沒有利用好管理軟件，怎么解釋這個(gè)問題呢？這還要看你的管理基礎(chǔ)是建立在什么管理技術(shù)之上的了，高效的信息技術(shù)是不能通過低效的管理制度實(shí)現(xiàn)的。有一家企業(yè)就發(fā)生過軟件實(shí)施人員和ISO質(zhì)量體系認(rèn)證人員的爭(zhēng)論，當(dāng)雙方即將簽訂實(shí)施合同時(shí)，該企業(yè)正在進(jìn)行質(zhì)量體系認(rèn)證工作。實(shí)施人員馬上和企業(yè)決策層進(jìn)行溝通，建議應(yīng)將認(rèn)證工作暫緩進(jìn)行，因?yàn)槿绻麑⑵髽I(yè)現(xiàn)在的手工方式制度化了，在軟件實(shí)施時(shí)，必定會(huì)帶來高效率的制度與標(biāo)準(zhǔn)格式制度之間的沖突，企業(yè)將無所適從，質(zhì)量體系認(rèn)證工作也將返工。企業(yè)最終在由實(shí)施人員做完管理體系調(diào)整后，才開始了質(zhì)量體系認(rèn)證工作。可見只有根據(jù)信息管理工具的能力而建立起來的管理基礎(chǔ)，才不會(huì)成為企業(yè)信息化管理的阻礙。

管理變革目標(biāo)在哪兒？

企業(yè)在導(dǎo)入管理軟件后，必須搞清楚要做的管理變革內(nèi)容是什么。當(dāng)然，這需要有人做這些事情，這些人要清楚企業(yè)管理理論、熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)、熟悉信息化技術(shù)的具體特點(diǎn)。

明確了這些變革內(nèi)容，企業(yè)決策層要做的就是進(jìn)行“利益相關(guān)者”分析，具體一點(diǎn)說，就是通過多種方式，確定變革會(huì)影響到哪個(gè)部門、哪個(gè)員工、哪個(gè)老客戶、哪個(gè)供應(yīng)商，影響他們的什么業(yè)務(wù)習(xí)慣，損害他們的什么既得利益，需要他們?cè)谀姆矫嫣岣吣芰εc素質(zhì)，能給他們帶來什么原來沒有的益處，還要根據(jù)他們的日常行為特點(diǎn)和價(jià)值觀，推斷出他們可能受影響的程度、對(duì)變革的態(tài)度、是否有接受的可能。

我們過去曾為一家服裝企業(yè)做系統(tǒng)實(shí)施，該企業(yè)主要通過異地的代理進(jìn)行產(chǎn)品銷售，在手工管理的模式下，因?yàn)楣芾碛^念和人員能力的限制，要求代理一個(gè)月提供一份銷售和庫(kù)存結(jié)余報(bào)表。這顯然不能適應(yīng)科學(xué)、高效管理的要求。在實(shí)施人員的幫助下，企業(yè)縮短了索取報(bào)表的周期，將月報(bào)改為周報(bào)。但兩家走貨量很大的代理商以人手不足為由，并沒有按照企業(yè)規(guī)定的時(shí)間報(bào)回報(bào)表，導(dǎo)致應(yīng)該得到的數(shù)據(jù)并不完整。當(dāng)然最后通過多方努力協(xié)調(diào)，代理商認(rèn)識(shí)了加快分析周期對(duì)自己也會(huì)帶來益處，接受了這種方式，但由于時(shí)間的間隔，還是影響了系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)間表。通過這個(gè)案例，我們的實(shí)施人員感受到了進(jìn)行“利益相關(guān)者”分析的重要性。

企業(yè)在發(fā)展過程中要不斷地進(jìn)行管理變革，因?yàn)椴蛔兏锞蜁?huì)落后于科技的進(jìn)步和市場(chǎng)價(jià)值觀的轉(zhuǎn)變，就可能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于劣勢(shì)，所謂“不變革的企業(yè)等待死亡”。當(dāng)然，這種變革的原驅(qū)動(dòng)力是為了提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力，所以管理軟件的導(dǎo)入，必須要以保障企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展為前提。（CBISMB）