計量管理系統(tǒng)建立統(tǒng)一的最優(yōu)化管理和評估標(biāo)準(zhǔn)

澳大利亞檔案工作者馬奇爾指出： 文件連續(xù)體模式考慮的是文件的多種用途其目標(biāo)是使文件管理體系能捕獲、管理和維 護(hù)文件，文件應(yīng)該對機(jī)構(gòu)或仔何后繼人或社會有價值，具有可靠的證據(jù)特點。該模式提倡文件管理納入書務(wù)管理體系和機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動過程。上述分析揭示的文件連續(xù)體模式的優(yōu)越性在于它采用了一體化的方法管理文件和檔案，文件管理砉和檔案管理者被納入了一體化的文件管理框架朝著共同的目標(biāo)工作共同保證文件的可靠性、真實性和完整性。這個一體化的文件管理框架將使文件管理者和檔案管理者達(dá)成共識，產(chǎn)生具有連貫性的標(biāo)準(zhǔn)建立統(tǒng)一的最優(yōu)化管理和評估準(zhǔn)則建立相關(guān)學(xué)科問和領(lǐng)域間的合作與伙伴關(guān)系，適用于紙質(zhì)和數(shù)字環(huán)境連接過去、現(xiàn)在和未來．并能在法律、政治、管理、社會、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、歷史等動態(tài)變 化的時空變量中保持文件管理的連貫性。這一框架將促進(jìn)文件的來源加強(qiáng)人們的社會責(zé)任健全機(jī)構(gòu)和社會的記憶構(gòu)筑文件的來源特性提供更有價值的真實信息． 用連續(xù)體以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法管理文件從根本上改變了文件保管者的角色．文件保管者不再是被動等待在文件形成后才管理文件是主動超前地同其他保管者一起。確定機(jī)構(gòu)活動需要保管哪些文件然后納入事務(wù)活動體系進(jìn)行管理。該體系經(jīng)設(shè)計具有保管文件的能力，文件一旦形成，體系就能夠捕獲其IIJ具有憑證特性的文件jlf納入保管體系保存。建立捕獲和評倡的文件管理功能意味著當(dāng)電子系統(tǒng)用。事務(wù)活動處理時，文件價值將首先形成；采用適宵的元數(shù)據(jù)可以保證文件準(zhǔn)確、完夠、可靠和有用。這些文件具有必要的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)屬性從能作為事務(wù)活動的證據(jù)。從系統(tǒng)設(shè)計開始就知道電子文件應(yīng)長久保存意味著電予文件在硬件和軟件升級時就能跨系統(tǒng)遷移。