工程項(xiàng)目管理全流程“智”變記

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 　　咱公司業(yè)務(wù)那叫一個(gè)廣泛，下面管著好幾個(gè)大區(qū)呢。每個(gè)大區(qū)都有一筆備用金，固定是5萬(wàn)元，這備用金就像是大區(qū)的“小金庫(kù)”，平時(shí)員工報(bào)銷啥的都得從這兒出。不過(guò)，這備用金管理起來(lái)可沒(méi)那么簡(jiǎn)單，得時(shí)刻盯著，不然一不小心就超支了。

　　備用金管理：精準(zhǔn)提醒，心中有數(shù)

　　就拿華東大區(qū)來(lái)說(shuō)吧，這個(gè)大區(qū)人多事兒雜，員工報(bào)銷特別頻繁。以前沒(méi)有好用的管理工具時(shí)，財(cái)務(wù)人員就像個(gè)“記賬機(jī)器”，每天對(duì)著一堆報(bào)銷單，算得頭暈眼花，還老是算錯(cuò)。而且，很難及時(shí)知道備用金用了多少、還剩多少，等到發(fā)現(xiàn)備用金快沒(méi)了的時(shí)候，往往已經(jīng)來(lái)不及了。

　　后來(lái)公司引入了泛普軟件，這備用金管理一下子就變得輕松多了。泛普軟件就像個(gè)貼心的小管家，能實(shí)時(shí)監(jiān)控每個(gè)大區(qū)的備用金使用情況。當(dāng)華東大區(qū)所屬的所有人員報(bào)銷金額達(dá)到4萬(wàn)的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給相關(guān)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)人員發(fā)送提醒消息，就像在耳邊輕輕說(shuō)：“嘿，備用金快用完啦，得注意啦!”這樣大家就能提前做好準(zhǔn)備，避免備用金超支。

　　每次華東大區(qū)有報(bào)銷單審批的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員打開(kāi)泛普軟件的系統(tǒng)，就能清楚地看到這個(gè)大區(qū)的備用金用了多少、還剩多少。比如說(shuō)，系統(tǒng)會(huì)顯示“華東大區(qū)備用金總額5萬(wàn)元，已使用3.8萬(wàn)元，剩余1.2萬(wàn)元”，一目了然。這樣一來(lái)，財(cái)務(wù)人員審批報(bào)銷單的時(shí)候心里就有底了，知道還能批多少，不會(huì)出現(xiàn)超批的情況。

　　緊急借支：流程順暢，提醒到位

　　在工程項(xiàng)目管理中，經(jīng)常會(huì)遇到一些緊急情況。就像有一次，華東大區(qū)的張三負(fù)責(zé)一個(gè)重要項(xiàng)目，突然遇到個(gè)緊急問(wèn)題，需要馬上借支2萬(wàn)元用在項(xiàng)目上，而且情況特別緊急，當(dāng)日申請(qǐng)第二天就要到賬。要是按照以前的流程，走借支單，然后再后面提交費(fèi)用報(bào)銷單，中間要是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，比如借支單弄丟了、報(bào)銷單提交不及時(shí)，就會(huì)耽誤事兒。

　　不過(guò)有了工程企業(yè)管理系統(tǒng)就不一樣了。張三可以在系統(tǒng)里快速填寫借支申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明借支的原因、金額、用途等信息，然后提交給上級(jí)審批。上級(jí)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員馬上就能在系統(tǒng)里看到借支申請(qǐng)，及時(shí)安排資金，確保第二天就能到賬。而且，泛普軟件還有個(gè)特別實(shí)用的提醒功能。當(dāng)張三提交了借支單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給財(cái)務(wù)人員發(fā)送提醒消息，告訴他們有個(gè)借支單需要處理。等張三后面提交費(fèi)用報(bào)銷單來(lái)沖抵借支單的時(shí)候，系統(tǒng)又會(huì)再次提醒財(cái)務(wù)人員，讓他們核對(duì)借支和報(bào)銷的情況，確保賬目清楚。

　　工程項(xiàng)目管理：主線清晰，全程掌控

　　咱公司的工程項(xiàng)目管理是以合同管理為主線的，圍繞這條主線進(jìn)行事前管理、事中控制和事后評(píng)價(jià)。目前重點(diǎn)放在費(fèi)用管理上，同時(shí)也兼顧質(zhì)量、進(jìn)度和安全管理。

　　項(xiàng)目信息建立：匯總分類，查詢便捷

　　每個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候，都需要在泛普軟件里建立項(xiàng)目信息。就像給每個(gè)項(xiàng)目建一個(gè)“檔案袋”，把項(xiàng)目的基本信息、負(fù)責(zé)人、參與人員、項(xiàng)目周期等都詳細(xì)記錄下來(lái)。而且，系統(tǒng)還能對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行匯總和分類，比如按照項(xiàng)目類型、地區(qū)、規(guī)模等進(jìn)行分類。這樣，以后要查詢某個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，只需要在系統(tǒng)里輸入關(guān)鍵詞，就能快速找到，就像在圖書館里找書一樣方便。

　　項(xiàng)目合同：集中審批，管理有序

　　項(xiàng)目合同是工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。在工程企業(yè)管理系統(tǒng)里，有專門的合同管理模塊。不管是乙方合同、甲方合同還是采購(gòu)合同，都可以在這個(gè)模塊里進(jìn)行簽訂、分類和查詢。關(guān)于合同審批，公司決定全部集中在這個(gè)模塊中進(jìn)行。這樣有個(gè)好處，就是審批流程更加規(guī)范、透明。比如說(shuō)，一個(gè)采購(gòu)合同，從起草、提交審批到最終簽訂，整個(gè)過(guò)程都在系統(tǒng)里留有記錄，相關(guān)人員可以隨時(shí)查看審批進(jìn)度和審批意見(jiàn)。而且，系統(tǒng)還能根據(jù)合同的類型、金額等因素，自動(dòng)分配審批權(quán)限，確保審批的合理性和高效性。

　　項(xiàng)目計(jì)劃：科學(xué)規(guī)劃，預(yù)算精準(zhǔn)

　　項(xiàng)目計(jì)劃包括施工組織設(shè)計(jì)和施工預(yù)算。施工組織設(shè)計(jì)就像是項(xiàng)目的“作戰(zhàn)方案”，要詳細(xì)規(guī)劃施工的流程、方法、人員安排等。在泛普軟件里，可以上傳施工組織設(shè)計(jì)的文檔，方便相關(guān)人員查看和審核。施工預(yù)算則關(guān)系到項(xiàng)目的成本控制。以前做施工預(yù)算，都是用電子表格，算起來(lái)特別麻煩，還容易出錯(cuò)。現(xiàn)在有了泛普軟件，可以集成預(yù)算軟件，直接在系統(tǒng)里進(jìn)行預(yù)算編制和計(jì)算，提高了預(yù)算的準(zhǔn)確性和效率。

　　項(xiàng)目費(fèi)用：全程監(jiān)控，費(fèi)用清晰

　　項(xiàng)目費(fèi)用管理是工程項(xiàng)目管理的核心。在泛普軟件里，可以查詢工料機(jī)費(fèi)用，包括人工費(fèi)用、材料費(fèi)用和機(jī)械費(fèi)用。員工需要報(bào)銷費(fèi)用的時(shí)候，可以在系統(tǒng)里提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，填寫報(bào)銷的金額、事項(xiàng)、發(fā)票等信息，并上傳相關(guān)附件。審批人員可以在系統(tǒng)里進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員就可以進(jìn)行報(bào)銷處理。工程結(jié)算和合同費(fèi)用執(zhí)行情況也可以在系統(tǒng)里實(shí)時(shí)查看。比如說(shuō)，系統(tǒng)會(huì)顯示某個(gè)項(xiàng)目的合同總金額、已結(jié)算金額、未結(jié)算金額等信息，讓管理人員對(duì)項(xiàng)目的費(fèi)用情況一目了然。

　　進(jìn)度管理：實(shí)時(shí)對(duì)比，及時(shí)調(diào)整

　　進(jìn)度管理是確保項(xiàng)目按時(shí)完成的關(guān)鍵。在工程企業(yè)管理系統(tǒng)里，可以定期記錄項(xiàng)目的形象進(jìn)度，比如完成了多少工程量、達(dá)到了哪個(gè)施工階段等。然后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行對(duì)比，同時(shí)還會(huì)與合同工期進(jìn)行對(duì)比。如果實(shí)際進(jìn)度比計(jì)劃進(jìn)度滯后了，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出提醒，告訴管理人員項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)問(wèn)題了，需要及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。比如說(shuō)，增加施工人員、調(diào)整施工方案等，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)完成。

　　材料管理：審批嚴(yán)格，庫(kù)存清晰

　　材料管理是工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。在泛普軟件里，材料采購(gòu)需要先進(jìn)行審批。采購(gòu)人員提交采購(gòu)申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)的材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等信息，然后經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，才能簽訂采購(gòu)合同。材料采購(gòu)回來(lái)后，要進(jìn)行入庫(kù)登記，記錄材料的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、批次等信息。材料出庫(kù)的時(shí)候，也要進(jìn)行登記，記錄出庫(kù)的時(shí)間、用途、領(lǐng)用人等信息。而且，系統(tǒng)還會(huì)定期進(jìn)行材料盤點(diǎn)，顯示材料的庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存金額等信息，讓管理人員對(duì)材料的庫(kù)存情況心中有數(shù)，避免材料積壓或者短缺。

　　機(jī)械管理：自有租賃，區(qū)分管理

　　機(jī)械管理分為自有設(shè)備管理和租賃設(shè)備管理。對(duì)于自有設(shè)備，使用人員需要提交使用申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批通過(guò)后才能使用。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)記錄自有設(shè)備的使用情況，包括使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員等信息，建立設(shè)備臺(tái)賬。內(nèi)部結(jié)算的時(shí)候，根據(jù)設(shè)備的使用情況進(jìn)行費(fèi)用計(jì)算。對(duì)于租賃設(shè)備，需要制定租賃申請(qǐng)計(jì)劃，說(shuō)明租賃的設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃時(shí)間等信息，然后經(jīng)過(guò)審批通過(guò)后才能進(jìn)行租賃。租賃結(jié)束后，進(jìn)行結(jié)算，記錄租賃費(fèi)用等信息。

　　費(fèi)用收支：集中管理，操作便捷

　　費(fèi)用收入和支出是在一個(gè)集中的模塊中進(jìn)行操作管理的。不管是工料機(jī)費(fèi)用，還是其他費(fèi)用，都可以在這個(gè)模塊里進(jìn)行記錄和處理。這樣做的好處是，方便管理人員對(duì)項(xiàng)目的費(fèi)用收支情況進(jìn)行全面、統(tǒng)一的監(jiān)控和管理。比如說(shuō)，管理人員可以在系統(tǒng)里查看項(xiàng)目的總收入、總支出、利潤(rùn)等信息，及時(shí)了解項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況，為項(xiàng)目的決策提供依據(jù)。

　　有了泛普軟件的助力，咱公司的工程項(xiàng)目管理就像裝上了一個(gè)“智慧大腦”，各個(gè)環(huán)節(jié)都變得更加高效、規(guī)范、透明。相信在泛普軟件的陪伴下，咱公司的工程項(xiàng)目會(huì)越做越好，業(yè)績(jī)也會(huì)節(jié)節(jié)攀升!