怎么用excel做采購管理系統(tǒng)及提升采購效率的秘訣

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一、采購管理系統(tǒng)的需求和Excel的適用性

在企業(yè)的日常運營中，采購管理是非常重要的一環(huán)。一個好的采購管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)合理安排采購計劃、控制采購成本、保證采購質(zhì)量。那么，為什么會想到用Excel來做采購管理系統(tǒng)呢？其實，很多中小企業(yè)或者小型采購項目，可能沒有足夠的資金和技術(shù)去搭建專業(yè)的采購管理軟件。而Excel就成了一個很好的選擇，它幾乎是每個辦公人員都會用的軟件，操作簡單，成本低。

采購管理系統(tǒng)的基本需求

采購管理系統(tǒng)一般需要具備采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購訂單管理、采購到貨驗收、采購付款等功能。比如，企業(yè)要采購一批辦公用品，就需要先制定采購計劃，確定采購的數(shù)量、預(yù)算等；然后選擇合適的供應(yīng)商，下達采購訂單；貨物到貨后要進行驗收，確保質(zhì)量和數(shù)量符合要求；最后完成付款流程。

Excel的優(yōu)勢

Excel有強大的表格處理和數(shù)據(jù)計算功能。我們可以用它來創(chuàng)建各種采購相關(guān)的表格，對數(shù)據(jù)進行分類、排序、篩選等操作。而且，Excel還能制作簡單的圖表，直觀地展示采購數(shù)據(jù)的變化趨勢。舉個例子，我們可以用柱狀圖來對比不同供應(yīng)商的價格，這樣就能很清楚地看出哪個供應(yīng)商更有價格優(yōu)勢。

二、搭建采購管理系統(tǒng)的前期準(zhǔn)備

在開始用Excel搭建采購管理系統(tǒng)之前，我們需要做一些前期準(zhǔn)備工作。這就好比蓋房子要先打好地基一樣，前期準(zhǔn)備做好了，后面的工作才能順利進行。

明確采購流程

不同的企業(yè)采購流程可能會有所不同。我們要先梳理清楚自己企業(yè)的采購流程，從采購需求的提出，到采購計劃的審批，再到采購訂單的執(zhí)行和后續(xù)的驗收付款等環(huán)節(jié)，都要一一明確。比如，有的企業(yè)采購金額超過一定數(shù)額需要高層領(lǐng)導(dǎo)審批，有的則是部門負責(zé)人審批即可。

收集相關(guān)數(shù)據(jù)

我們需要收集一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如供應(yīng)商信息、商品信息、歷史采購數(shù)據(jù)等。供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、地址、信譽評級等；商品信息包括商品名稱、規(guī)格、單價、庫存等。這些數(shù)據(jù)是搭建采購管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，有了它們，我們才能進行后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和管理。

規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)

根據(jù)采購流程和收集到的數(shù)據(jù)，我們要規(guī)劃好Excel表格的結(jié)構(gòu)。一般來說，我們可以創(chuàng)建采購計劃表格、采購訂單表格、供應(yīng)商信息表格、到貨驗收表格、付款記錄表格等。每個表格都要有明確的列標(biāo)題，比如采購訂單表格可以有訂單編號、供應(yīng)商名稱、商品名稱、數(shù)量、單價、金額、交貨日期等列。

三、創(chuàng)建采購管理系統(tǒng)的具體表格

接下來，我們就開始創(chuàng)建采購管理系統(tǒng)的具體表格了。這是整個采購管理系統(tǒng)的核心部分，表格設(shè)計得合理與否，直接影響到后續(xù)的使用效果。

采購計劃表格

采購計劃表格主要用于記錄采購的需求和計劃。我們可以在表格中設(shè)置需求部門、需求日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等列。比如，公司的行政部門在5月1日提出需要采購10箱打印紙，預(yù)算金額是500元，我們就可以在采購計劃表格中記錄下來。通過這個表格，我們可以對采購需求進行統(tǒng)一管理和審批。

供應(yīng)商信息表格

供應(yīng)商信息表格用于記錄供應(yīng)商的基本信息和相關(guān)評價。除了前面提到的供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、地址、信譽評級等，還可以增加合作次數(shù)、平均交貨時間、商品質(zhì)量評分等列。這樣，我們在選擇供應(yīng)商的時候，就可以綜合考慮這些因素。比如，有兩個供應(yīng)商都能提供我們需要的商品，一個信譽評級高但價格稍貴，另一個價格便宜但交貨時間不太穩(wěn)定，我們就可以根據(jù)這些信息做出更合適的選擇。

采購訂單表格

采購訂單表格是采購管理系統(tǒng)中非常重要的一個表格。它記錄了采購訂單的詳細信息，包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、商品名稱、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、付款方式等。當(dāng)我們向供應(yīng)商下達采購訂單時，就可以在這個表格中記錄下來。通過這個表格，我們可以跟蹤訂單的執(zhí)行情況，比如是否按時交貨、是否有質(zhì)量問題等。

到貨驗收表格

到貨驗收表格用于記錄貨物到貨后的驗收情況。表格中可以設(shè)置訂單編號、商品名稱、數(shù)量、驗收數(shù)量、合格數(shù)量、不合格數(shù)量、驗收日期、驗收人等列。當(dāng)貨物到貨后，驗收人員可以根據(jù)實際情況填寫這個表格。如果發(fā)現(xiàn)有不合格的商品，我們可以及時與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。

付款記錄表格

付款記錄表格用于記錄采購付款的相關(guān)信息，包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款日期、付款方式等。通過這個表格，我們可以清楚地了解采購資金的支出情況，避免出現(xiàn)重復(fù)付款或者漏付款的情況。

四、利用Excel的功能進行數(shù)據(jù)管理和分析

創(chuàng)建好表格只是第一步，我們還需要利用Excel的各種功能對采購數(shù)據(jù)進行管理和分析，這樣才能充分發(fā)揮采購管理系統(tǒng)的作用。

數(shù)據(jù)篩選和排序

Excel的篩選和排序功能可以幫助我們快速找到需要的數(shù)據(jù)。比如，我們想查看某個供應(yīng)商的所有采購訂單，就可以使用篩選功能，只顯示該供應(yīng)商的訂單信息。如果我們想按照采購金額從高到低對訂單進行排序，也可以輕松實現(xiàn)。通過篩選和排序，我們可以更方便地對采購數(shù)據(jù)進行管理和分析。

數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是Excel中非常強大的數(shù)據(jù)分析工具。我們可以用它來對采購數(shù)據(jù)進行匯總和分析。比如，我們可以用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計不同供應(yīng)商的采購金額、不同商品的采購數(shù)量等。通過數(shù)據(jù)透視表，我們可以更直觀地了解采購數(shù)據(jù)的分布情況，發(fā)現(xiàn)采購過程中的問題和規(guī)律。

圖表制作

Excel可以制作各種圖表，如柱狀圖、折線圖、餅圖等。我們可以用圖表來展示采購數(shù)據(jù)的變化趨勢和比例關(guān)系。比如，用折線圖展示某個商品的采購價格隨時間的變化趨勢，用餅圖展示不同供應(yīng)商的采購金額占比。通過圖表，我們可以更直觀地向領(lǐng)導(dǎo)和同事匯報采購情況。

五、采購管理系統(tǒng)的優(yōu)化和擴展

隨著企業(yè)的發(fā)展和采購業(yè)務(wù)的變化，我們的采購管理系統(tǒng)也需要不斷優(yōu)化和擴展。

定期檢查和更新數(shù)據(jù)

我們要定期檢查采購管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。比如，供應(yīng)商的聯(lián)系方式可能會發(fā)生變化，商品的價格也可能會調(diào)整，我們要及時更新這些數(shù)據(jù)。我們還要清理一些無用的數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)冗余影響系統(tǒng)的運行效率。

增加新的功能和表格

如果企業(yè)的采購業(yè)務(wù)變得更加復(fù)雜，我們可以考慮增加新的功能和表格。比如，增加采購合同管理表格，記錄采購合同的簽訂、執(zhí)行和到期情況；增加采購成本分析表格，對采購成本進行更深入的分析。

引入專業(yè)軟件

當(dāng)企業(yè)的采購規(guī)模不斷擴大，Excel可能無法滿足復(fù)雜的采購管理需求。這時候，我們可以考慮引入專業(yè)的采購管理軟件。比如泛普軟件，它在處理大規(guī)模采購數(shù)據(jù)和復(fù)雜采購流程方面有很強的優(yōu)勢，能大大提高采購管理的效率和準(zhǔn)確性。建米軟件也很不錯，它在采購成本控制和供應(yīng)商協(xié)同方面表現(xiàn)出色，可以幫助企業(yè)更好地管理采購業(yè)務(wù)。

以上就是用Excel做采購管理系統(tǒng)的一些方法和步驟，希望能對大家有所幫助。在實際操作過程中，可能會遇到各種問題，我們要根據(jù)具體情況靈活調(diào)整和解決。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、怎么用excel做采購管理系統(tǒng)？

我聽說好多人都想用Excel來做采購管理系統(tǒng)，覺得這樣方便又實用。其實用Excel做采購管理系統(tǒng)，就像是自己動手搭一個小房子，一步步來就能完成。

下面來詳細說說步驟：

1. 規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)：得想清楚這個采購管理系統(tǒng)要包含哪些信息。比如采購訂單信息，得有訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購日期、商品名稱、數(shù)量、單價這些基本內(nèi)容。就好像蓋房子得先設(shè)計好圖紙，每個房間的用途都得規(guī)劃好。

2. 創(chuàng)建基礎(chǔ)表格：根據(jù)規(guī)劃好的結(jié)構(gòu)，在Excel里創(chuàng)建不同的工作表。一個工作表可以專門記錄采購訂單，另一個可以記錄供應(yīng)商信息，還有一個可以用來做庫存管理。泛普軟件也有類似的功能，能把這些信息管理得井井有條，但咱們現(xiàn)在用Excel自己做。

3. 設(shè)計數(shù)據(jù)錄入格式：為了讓數(shù)據(jù)錄入更規(guī)范，我們可以設(shè)置一些數(shù)據(jù)驗證。比如商品數(shù)量只能輸入數(shù)字，采購日期按照特定的格式輸入。這樣能避免錄入錯誤的數(shù)據(jù)，就像給房子加上了一道道防線，保證房子的質(zhì)量。

4. 建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：采購訂單和供應(yīng)商信息是有關(guān)聯(lián)的，我們可以通過VLOOKUP等函數(shù)，讓訂單里自動顯示供應(yīng)商的相關(guān)信息。這樣在查看訂單的時候，就能快速了解供應(yīng)商的情況。泛普軟件在數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)方面做得很出色，不過我們用Excel也能實現(xiàn)類似的功能。

5. 制作統(tǒng)計圖表：Excel的圖表功能很強大，我們可以根據(jù)采購數(shù)據(jù)制作柱狀圖、折線圖等，直觀地了解采購的趨勢和分布。比如通過柱狀圖可以看出不同商品的采購數(shù)量對比，折線圖可以反映采購金額隨時間的變化。

6. 進行數(shù)據(jù)保護：采購數(shù)據(jù)很重要，我們可以設(shè)置工作表的保護，防止誤刪除或修改數(shù)據(jù)。也可以設(shè)置不同的權(quán)限，讓不同的人只能查看或修改自己權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。

7. 定期更新和維護：隨著采購業(yè)務(wù)的進行，數(shù)據(jù)會不斷變化。我們要定期更新表格里的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。也要檢查表格的結(jié)構(gòu)和公式是否需要調(diào)整。

二、用excel做采購管理系統(tǒng)有什么優(yōu)勢？

朋友說Excel做采購管理系統(tǒng)挺不錯的，我就想知道它到底有啥優(yōu)勢。其實啊，Excel就像是一個萬能工具箱，在做采購管理系統(tǒng)方面有很多獨特的優(yōu)點。

下面來看看具體優(yōu)勢：

1. 操作簡單：大多數(shù)人都對Excel有一定的了解，基本的操作很容易上手。不需要專門去學(xué)習(xí)復(fù)雜的軟件操作，就可以自己動手搭建采購管理系統(tǒng)。不像一些專業(yè)的采購管理軟件，可能需要花費大量的時間去培訓(xùn)。

2. 成本低：Excel是微軟辦公軟件的一部分，很多人電腦里都已經(jīng)安裝了。不需要額外花錢去購買專門的采購管理軟件，對于一些小公司或者預(yù)算有限的企業(yè)來說，這是一個很經(jīng)濟實惠的選擇。泛普軟件雖然功能強大，但對于一些小型企業(yè)可能成本較高。

3. 靈活性高：可以根據(jù)自己的需求隨意調(diào)整表格的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。如果采購業(yè)務(wù)發(fā)生了變化，比如增加了新的商品類別或者供應(yīng)商，我們可以很方便地在Excel里進行修改。不像一些固定模板的軟件，修改起來可能比較麻煩。

4. 數(shù)據(jù)處理方便：Excel有很多強大的函數(shù)和工具，比如SUM、AVERAGE等函數(shù)可以快速計算采購金額、平均單價等。還可以進行數(shù)據(jù)篩選、排序等操作，方便我們查找和分析數(shù)據(jù)。

5. 易于分享：Excel文件可以很方便地通過郵件、共享文件夾等方式分享給團隊成員。大家可以同時查看和編輯數(shù)據(jù)，提高工作效率。而且文件格式通用，幾乎所有的電腦都能打開。

6. 可視化展示：前面提到過，Excel可以制作各種統(tǒng)計圖表，把復(fù)雜的數(shù)據(jù)以直觀的圖形展示出來。這樣領(lǐng)導(dǎo)和同事更容易理解采購數(shù)據(jù)的情況，做出合理的決策。

7. 可擴展性強：如果后期需要增加更多的功能，比如與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，Excel也可以通過VBA編程等方式進行擴展。

三、用excel做采購管理系統(tǒng)有什么局限性？

我聽說用Excel做采購管理系統(tǒng)有一些局限性，我就想知道具體是哪些方面。其實啊，Excel雖然好用，但在做采購管理系統(tǒng)時也有一些不足的地方。

下面來看看具體局限性：

1. 數(shù)據(jù)安全性低：Excel文件容易被誤刪除、修改或者丟失。而且如果沒有設(shè)置好權(quán)限，任何人都可以查看和修改數(shù)據(jù)，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或錯誤。泛普軟件在數(shù)據(jù)安全方面有更完善的措施，能更好地保護采購數(shù)據(jù)。

2. 處理大量數(shù)據(jù)能力有限：當(dāng)采購數(shù)據(jù)量非常大時，Excel的運行速度會變慢，甚至可能出現(xiàn)卡頓的情況。而且在進行復(fù)雜的數(shù)據(jù)計算和分析時，可能會出現(xiàn)錯誤。對于一些大型企業(yè)來說，這可能會影響工作效率。

3. 缺乏實時性：Excel是一個單機軟件，數(shù)據(jù)更新需要手動操作。如果團隊成員在不同的電腦上同時使用Excel文件，可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況。而泛普軟件可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時更新和共享。

4. 功能相對單一：雖然Excel有很多函數(shù)和工具，但對于一些復(fù)雜的采購管理需求，比如采購流程審批、供應(yīng)商評估等功能，Excel很難完全實現(xiàn)。泛普軟件在這些方面有更專業(yè)的功能模塊。

5. 維護成本高：隨著采購業(yè)務(wù)的發(fā)展，Excel表格的結(jié)構(gòu)和公式可能需要不斷調(diào)整和維護。如果沒有專業(yè)的知識，可能會出現(xiàn)錯誤。而且多人協(xié)作時，容易出現(xiàn)版本混亂的問題。

6. 缺乏數(shù)據(jù)分析深度：Excel的數(shù)據(jù)分析功能主要集中在基本的統(tǒng)計和圖表展示上，對于一些高級的數(shù)據(jù)分析，比如數(shù)據(jù)挖掘、預(yù)測分析等，Excel的能力有限。泛普軟件可以提供更深入的數(shù)據(jù)分析功能，幫助企業(yè)做出更精準(zhǔn)的決策。

7. 難以與其他系統(tǒng)集成：如果企業(yè)已經(jīng)使用了其他的管理系統(tǒng)，比如erp系統(tǒng)，Excel很難與這些系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接和集成。而泛普軟件可以與多種系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫流轉(zhuǎn)。

四、有哪些替代excel做采購管理系統(tǒng)的軟件？

朋友推薦說Excel做采購管理系統(tǒng)有一定的局限性，有一些專門的軟件可能更好用。我就想知道有哪些替代Excel的軟件。其實市場上有不少這樣的軟件，各有各的特點。

下面來介紹一些常見的替代軟件：

1. 泛普軟件：泛普軟件是一款專業(yè)的采購管理軟件，功能非常強大。它可以實現(xiàn)采購流程的自動化，包括采購申請、審批、訂單生成、收貨驗收等環(huán)節(jié)。還能對供應(yīng)商進行全面的管理和評估，幫助企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。而且泛普軟件的數(shù)據(jù)安全性高，能有效保護企業(yè)的采購數(shù)據(jù)。

2. SAP Ariba：這是一款全球知名的采購管理軟件，適用于大型企業(yè)。它提供了一站式的采購解決方案，包括采購、供應(yīng)鏈管理、風(fēng)險管理等功能?？梢詭椭髽I(yè)優(yōu)化采購流程，降低采購成本。

3. Oracle Procurement Cloud：Oracle公司的這款軟件集成了先進的技術(shù)，能實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。它可以與企業(yè)的其他系統(tǒng)進行無縫集成，提高工作效率。而且提供了豐富的報表和分析功能，幫助企業(yè)更好地了解采購情況。

4. 用友采購管理系統(tǒng)：用友是國內(nèi)知名的企業(yè)管理軟件提供商，其采購管理系統(tǒng)具有操作簡單、功能實用的特點?？梢詽M足不同規(guī)模企業(yè)的采購管理需求，提供采購訂單管理、庫存管理、供應(yīng)商管理等功能。

5. 金蝶采購管理系統(tǒng)：金蝶的采購管理系統(tǒng)以其靈活的配置和強大的功能受到很多企業(yè)的青睞。它可以實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的全程跟蹤和監(jiān)控，提高采購的透明度和效率。還能與金蝶的其他產(chǎn)品進行集成，實現(xiàn)企業(yè)的全面管理。

6. 鼎捷采購管理系統(tǒng)：鼎捷軟件專注于制造業(yè)信息化解決方案，其采購管理系統(tǒng)針對制造業(yè)的特點進行了優(yōu)化?？梢詭椭髽I(yè)實現(xiàn)采購成本的控制、供應(yīng)商的協(xié)同管理等目標(biāo)。

7. 浪潮采購管理系統(tǒng)：浪潮的采購管理系統(tǒng)具有良好的用戶體驗和強大的功能擴展性。它可以與浪潮的其他產(chǎn)品一起構(gòu)成企業(yè)的信息化管理平臺，為企業(yè)提供全面的采購管理解決方案。