協(xié)同辦公，效率優(yōu)先

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中煤第一建設(shè)公司信息管理中心

一、背景

我公司屬于煤炭建筑行業(yè)，擁有員工1萬(wàn)多人，項(xiàng)目部遍布全國(guó)各地，還有部分國(guó)外項(xiàng)目，光電話、傳真、文件的上傳下達(dá)就耗費(fèi)大量的人力物力，并且效率非常低。比如對(duì)國(guó)內(nèi)的項(xiàng)目部下發(fā)一個(gè)緊急文件，因?yàn)槲覀兊捻?xiàng)目部都設(shè)在人煙稀少的新籌建礦區(qū)，最遠(yuǎn)的項(xiàng)目部要10天左右才能收到，有時(shí)都過(guò)了時(shí)效期，給公司造成不必要的損失。

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，建立一個(gè)協(xié)同的辦公平臺(tái)已經(jīng)被提上了議事日程。經(jīng)過(guò)我們對(duì)多家OA產(chǎn)品的考察發(fā)現(xiàn)：價(jià)格高達(dá)幾十萬(wàn)的OA產(chǎn)品和價(jià)格不到萬(wàn)元的通達(dá)OA產(chǎn)品在核心功能上是一樣的，并且從界面、執(zhí)行速度、易用性等方面還比不上通達(dá)OA產(chǎn)品，也就是說(shuō)假如我們耗資幾十萬(wàn)元購(gòu)買了極少應(yīng)用甚至不用的功能而且還得硬著頭皮去熟悉那復(fù)雜的操作，然后再一個(gè)人一個(gè)人的去現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，想想頭都暈了。于是我們一致同意購(gòu)買通達(dá)的OA產(chǎn)品。

二、部署網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在中心機(jī)房設(shè)WEB服務(wù)器，通過(guò)光纖專線接入Internet，所屬各單位及項(xiàng)目部通過(guò)現(xiàn)有的接入INTERNET方式登錄公司OA WEB服務(wù)器。

三、產(chǎn)品安裝

本來(lái)我們都做好了安裝調(diào)試的各種準(zhǔn)備，可令我們驚訝的是整套系統(tǒng)的安裝竟如此的簡(jiǎn)單，三分鐘完成全部安裝，我們反倒有點(diǎn)不適應(yīng)了。于是我們就此系統(tǒng)作了全方位的檢測(cè)，一切正常！

四、試運(yùn)行

我們?cè)O(shè)置了幾個(gè)用戶，對(duì)通達(dá)OA系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊進(jìn)行了使用，感覺(jué)非常實(shí)用、易用。包括使用頻率最高的內(nèi)部郵件、個(gè)人短信、個(gè)人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新聞發(fā)布等，無(wú)論你身處何地，只要能上網(wǎng)，就可以登錄OA系統(tǒng)，完成自己的工作，就如同在辦公大樓內(nèi)部一樣，真正做到了辦公無(wú)處不在。這也讓我們大大松了一口氣，我們的決定是正確的。

五、正式運(yùn)行

通過(guò)試運(yùn)行，增強(qiáng)了我們對(duì)通達(dá)OA系統(tǒng)的信心，于是我們正式投入運(yùn)營(yíng)。向全公司公布了登錄OA系統(tǒng)的方式，一開(kāi)始就在公司內(nèi)引起了巨大的反響。“太方便了、太好用了”。不論是同在辦公樓內(nèi)辦公的人還是遠(yuǎn)在國(guó)外的項(xiàng)目部，都發(fā)出了同樣的聲音。

“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)”，通過(guò)一次事件便充分說(shuō)明了通達(dá)OA系統(tǒng)對(duì)我們的重要性。某一天，我們的光纖線路因故中斷，我們的辦公電話也就立即成了熱線電話。山東的項(xiàng)目部來(lái)電話，“OA系統(tǒng)怎么不能登錄了，我們正急著報(bào)材料呢。”江蘇的項(xiàng)目部來(lái)電話，“OA系統(tǒng)怎么不能登錄了，我們正急著報(bào)表呢。”內(nèi)蒙的項(xiàng)目部來(lái)電話，“OA系統(tǒng)怎么不能登錄了，我們正下載文件呢?！鄙轿鞯捻?xiàng)目部來(lái)電話，“OA系統(tǒng)怎么不能登錄了，我們有一個(gè)工作流正等著轉(zhuǎn)交呢?！泵绹?guó)的項(xiàng)目部打來(lái)越洋電話，“OA系統(tǒng)怎么了，我們有一個(gè)標(biāo)書急需領(lǐng)導(dǎo)批示呢?！鄙鐣?huì)保障部的人跑來(lái)問(wèn)，“OA系統(tǒng)怎么了，我們正等著所屬單位的社保基金數(shù)據(jù)呢。”…… 整整四個(gè)小時(shí)，我們就坐在電話旁作解釋，連上廁所的時(shí)間都沒(méi)有。幸好光纖線路及時(shí)搶修好了，不然我真不知道那一天我該怎么過(guò)。

六、一點(diǎn)建議

能否將此系統(tǒng)作成集團(tuán)式系統(tǒng)辦公模式，對(duì)系統(tǒng)管理的權(quán)限進(jìn)行細(xì)化、分級(jí)，那樣通達(dá)OA真的將無(wú)敵于天下。