根據企業(yè)需求選擇辦公系統

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　　有不少企業(yè)將辦公系統束之高閣，辦公系統成為了一個雞肋，“棄之可惜，食之無味”那么為何會出現這樣的情況呢?有兩個方面的原因，一是企業(yè)沒有選擇好適合企業(yè)自身發(fā)展的辦公系統，另外一個原因就是企業(yè)高層管理思路不清晰。
　　目前國內的辦公軟件雖然形態(tài)各異，還是難以避免同質化現象的出現，這在不同程度上為企業(yè)選型帶來了困擾。一個協同辦公項目在招標過程中，往往會出現多家協同辦公系統廠商競標，這有一定的好處，企業(yè)可以擇優(yōu)選擇。但問題在于競標辦公系統廠商往往會站在自己的立場描述自身產品的優(yōu)勢，迎合客戶的長遠規(guī)劃，為其勾勒出一副宏偉的藍圖。這時企業(yè)早已將自身需求拋到腦后，“這山望著那山高”的心態(tài)最終導致迷失在各種協同辦公中，結果便是由于耽擱時間太久，只能倉促的結束了這場選型的拉鋸戰(zhàn)，盲目的上了協同辦公項目。但項目驗收后，辦公軟件廠商不再提供后期服務，這時的企業(yè)才恍然大悟這套協同辦公系統不適合企業(yè)發(fā)展和管理模式。
　　另一方面，企業(yè)本身也有著不可推卸的責任。在信息化過程中，往往是一個模糊的開始，在信息化項目推進過程中，理論、思想、技術、知識體系也都在不斷發(fā)生變化，效果與初衷會發(fā)生很大變化，因此，動輒“三年、五年”的信息化目標對于企業(yè)信息化主管來說并不完全適用，明確提出幾年后要達到什么樣的效果，尤其是數字上的效果更不可取。“目標量化”已經成為企業(yè)用戶的通病。而且，從國內企業(yè)自身的管理體系現狀來看，許多企業(yè)與國際先進管理思想還存在著較大差距，大躍進式的信息化改革很難在企業(yè)內部行之有效的推廣開來，上了一套辦公系統，而員工之間還在使用MSN或QQ等即時通訊工具交流的情況比比皆是，辦公軟件成了一個“花瓶”，似乎只是CIO討好老板的工具，“棄之可惜，食之無味”。
　　造成這種雞肋局面，主要還是由于企業(yè)對用戶實際需求，或者說是核心需求的理解不清。因此解決辦法就是上一套協同辦公系統之前，協同辦公系統廠商應該先確定企業(yè)需求，如果是用戶明確的需求可以用現在的產品解決那就可以直接用現在的功能模塊，如果是達不到的要求還可以進行二次開發(fā)，這樣就可以通過現有功能和二次開發(fā)解決掉用戶的全部問題。實現用戶想達到的效果。
　　明確需求之后，辦公系統不僅提供一個數字化的虛擬企業(yè)環(huán)境，解決企業(yè)管理過程中繁瑣的事件，使復雜的事件延著既定的規(guī)則獲得解決，從而將企業(yè)員工從重復的勞動中獲得解脫，將精力放在工作的改進和創(chuàng)新上，也將企業(yè)管理者從繁雜的小事中解脫出來，使其能夠更關注企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展，真正獲得員工與組織的和諧快速發(fā)展。